UNIVERSITA' DEGLI STUDI DELLA BASILICATA
 

Il VI Programma Quadro di R&S

 

Finanziamento comunitario

La partecipazione finanziaria della Comunità segue il principio del cofinanziamento : la Commissione dà un contributo ai costi effettivi del progetto, ma una parte significativa della spesa deve essere sostenuta dalle organizzazioni proponenti.

A seconda dello strumento prescelto il contributo comunitario può assumere le seguenti forme:

Contributo forfetario

E' limitato ad alcune azioni, quali borse, premi o azioni di formazione Marie Curie e ai casi in cui il contributo comunitario sia inferiore a 5.000 Euro. Tale forma di contributo è quindi utilizzata per determinate azioni specifiche di supporto (SSA) o per azioni Marie Curie .

Rimborso dei costi ammissibili

Questa forma di contributo riguarda la maggior parte delle azioni del VI PQ; essa ha le seguenti caratteristiche generali:

- non deve dare luogo a profitto

- deve trattarsi di cofinanziamento, pertanto il finanziamento non potrà coprire in nessun caso il 100% dei costi totali del progetto.

Il rimborso dei costi può avvenire mediante:

- contributo all'integrazione : si tratta della tipologia prevista per le Reti di Eccellenza. L'entità del contributo è calcolata sulla base del programma congiunto di attività, del numero di ricercatori coinvolti, delle caratteristiche del settore di ricerca proposto.

- contributo al bilancio : in questo caso il finanziamento comunitario è calcolato in percentuale sulla base del preventivo totale presentato dai partecipanti, in relazione al tipo di attività e al modello di costo prescelto.

A differenza dei precedenti programmi quadro non sono indicate le categorie dei costi ammissibili; per la determinazione dei costi da imputare al progetto ogni partecipante applica le proprie regole contabili. Sono invece previste le categorie di costi non ammissibili.

Una novità introdotta dal VI PQ è che tutti i partecipanti possono esporre e rendicontare i costi relativi alle attività di gestione. Questa previsione è strettamente collegata all'obbligo introdotto dal VI PQ di far certificare da un revisore contabile ( auditor ) i rendiconti finanziari di ogni partecipante.

Audit certificate

Il VI PQ ha introdotto una novità rispetto ai programmi quadro precedenti per quanto riguarda le modalità di rendicontazione dei costi sostenuti.

In particolare il contratto tipo all'allegato II, Condizioni generali, parte B “Disposizioni finanziarie” articolo II.26, prevede che ogni partecipante debba fornire in fase di rendicontazione una certificazione attestante che i costi imputati al progetto sono stati sostenuti nel rispetto delle condizioni stabilite dal contratto e dalle regole di partecipazione al VI Programma Quadro (e naturalmente in conformità con le normative nazionali e locali); in particolare deve trattarsi di costi definiti dal contratto "eleggibili".

A fronte della maggiore autonomia nella determinazione dei costi da attribuire ai progetti, è stato introdotto questo strumento che vuole dare alla Commissione maggiore garanzia che i costi per i quali i partecipanti richiedono il rimborso, sono stati determinati e imputati secondo i principi legali e finanziari stabiliti dal VI Programma Quadro.

In fase di rendicontazione ciascun partecipante deve fornire una certificazione, resa da un auditor indipendente, in cui si afferma che i costi, esattamente quantificati, sono stati sostenuti nel rispetto delle disposizioni contrattuali vigenti. Il consorzio deve presentare alla Commissione i Certificati di Audit di ciascun contraente per i periodi per cui tali certificati sono richiesti.

I certificati di Audit devono essere presentati:

•  Reti di eccellenza e Progetti integrati: ogni anno (periodo di 12 mesi);

•  Per gli altri strumenti:
-     per i contratti di durata inferiore a 24 mesi: alla fine dell'azione;
-     per i contratti con durata uguale o superiore ai 24 mesi: alla fine del primo periodo e alla fine dell'azione.

Ad ogni modo, ogni qualvolta un contraente richieda un contributo finanziario comunitario superiore a 750.000,00 €, il contraente in questione dovrà presentare il Certificato Audit, anche se ciò non è previsto dal contratto.

Il certificato di Audit:

•  deve essere preparato da un revisore esterno che certifichi che le spese sostenute nel periodo in considerazione rispondono alle condizioni richieste dal contratto.

•  Deve riportare l'ammontare dei costi sottoposti a verifica e quindi certificati.

•  In caso di richieste di rimborsi spese sostenute da terze parti (es. le risorse umane, le infrastrutture, le risorse finanziarie, i beni immateriali e altre risorse messe a disposizione da un terzo su base di un impegno preliminare), tali costi devono essere sottoporti a verifica così come tutti gli altri costi sostenuti.

Ciascun contraente è libero di scegliere il revisore esterno; gli enti pubblici possono optare per un pubblico ufficiale competente, purché esso sia stato abilitato a svolgere attività di audit dalle autorità nazionali competenti.

Le pubbliche amministrazioni possono avvalersi dei propri revisori dei conti.

La dichiarazione del modello dei costi

Il contratto tipo all'Allegato II, Condizioni generali, parte B “Disposizioni finanziarie”articolo II.22 prevede 3 diversi modelli di costo:

1) Modello del costo totale con spese generali effettive - Full Cost (FC)

Tutti i costi diretti e indiretti ammissibili possono essere imputati al contratto (rimborso al 50% per attività di ricerca, sviluppo tecnologico e innovazione; 35% per attività di dimostrazione)

2) Modello del costo totale con spese generali forfetarie - Full Cost Flat Rate (FCF)

E' una variante semplificata del modello del costo totale: tutti i costi diretti ammissibili possono essere imputati al progetto, oltre a una percentuale pari al 20% di tutti i costi diretti (esclusi i subcontratti) necessaria per coprire i costi indiretti collegati al progetto (rimborso al 50% per attività di ricerca, sviluppo tecnologico e innovazione; 35% per attività di dimostrazione)

3) Modello del costo addizionale con spese generali forfetarie - Additional Cost (AC)

Tutti i costi diretti ammissibili addizionali possono essere imputati al progetto, oltre a una percentuale del 20% di tutti i costi diretti (esclusi i subcontratti) necessaria per coprire i costi indiretti collegati al progetto (rimborso al 100% per attività di ricerca, sviluppo tecnologico, innovazione e attività di dimostrazione).

La scelta del modello di costo è basata sul grado di precisione del sistema di contabilità del partecipante e quindi sulla sua capacità di identificare analiticamente i propri costi diretti ed indiretti ed implica un impegno del partecipante stesso in relazione alla capacità di adempiere alle obbligazioni contrattuali relative al sistema prescelto nonché una sua responsabilità nel giustificare la scelta in caso di audit della Commissione.

- un partecipante che utilizza un sistema di contabilità idoneo alla identificazione, con alto grado di precisione, dei costi diretti e indiretti del progetto, deve adottare il sistema a costi pieni Full Cost . Per quanto riguarda le spese generali, il partecipante potrà scegliere di imputare il costo delle spese generali "reali" (FC) qualora il sistema di contabilità lo permetta, oppure può imputare, sempre a titolo di spese generali, una somma forfetaria (FF)

- un partecipante che utilizza un sistema di contabilità che permetta l'identificazione dei costi relativi alla ricerca, inclusi quelli relativi al suo personale permanente, ma che non può identificare, con un sufficiente grado di precisione le spese generali, dovrebbe adottare il modello Full Cost , optando per la determinazione forfetaria delle spese generali (FF)

- un partecipante che utilizza un sistema di contabilità, che non permetta l'identificazione delle spese generali imputabili al progetto, né di individuare i costi diretti, in particolare i costi del personale permanente, ma che permetta, in ogni modo, di identificare i costi addizionali (non ricorrenti) sostenuti per il progetto, dovrà adottare il sistema di rimborso a costi addizionali (AC)

La politica della Commissione Europea connessa agli interventi finanziari del VI PQ prevede, tra i principi di base, che ad ogni organizzazione partecipante ( legal entity ) corrisponda uno stesso sistema di contabilità e pertanto un'unica metodologia di esposizione dei costi.

Un soggetto giuridico = Un sistema di contabilità = Un modello di rimborso dei costi

A parere della Commissione ci sono diverse ragioni a fondamento di questa scelta: la funzione di controllo in una organizzazione dovrebbe essere separata dalle strutture operative. Lo sviluppo di diversi sistemi nelle diverse strutture di uno stesso soggetto giuridico comporterebbe l'indebolimento della delineata separazione e avrebbe inevitabilmente conseguenze negative sull'efficienza dell'intero sistema.

Alcuni soggetti giuridici, in virtù delle norme giuridiche o di loro regole interne oppure per la loro particolare struttura, utilizzano un sistema di contabilità decentrato. Come conseguenza di questo decentramento, alcune strutture dell'organizzazione non possono raggiungere lo stesso grado di precisione nell'identificare il totale dei costi relativi ad un progetto. In via eccezionale, questa situazione può portare all'adozione di differenti sistemi di rimborso dei costi. Quando si riscontra tale situazione, la Commissione, in fase di negoziazione, richiede ai partecipanti la necessaria documentazione probatoria che sarà esaminata dai responsabili degli specifici programmi.

Nel caso in cui un partecipante voglia modificare il sistema di rimborso dei costi per futuri progetti, saranno ammissibili i seguenti casi:

da FF   a FC
da AC a FF
da AC  a FC

La scelta del modello di rimborso dei costi implica l'impegno dei partecipanti di adempiere alle obbligazioni derivanti da tale scelta, in particolare per quanto riguarda i costi del personale e le spese generali. Di conseguenza, ogni cambiamento del modello di rimborso dei costi comporterà, probabilmente, un cambiamento nella idoneità dei partecipanti di adempiere alle obbligazioni contrattuali.

Se l'audit dei servizi della Commissione conclude che il partecipante non ha adempiuto alle obbligazioni contrattuali, in conseguenza della scelta di un modello di rimborso piuttosto che un altro, il controllo ed ogni aggiustamento finanziario, si baserà sul modello di rimborso dei costi accettato nel contratto.

La Commissione Europea ha pubblicato una Guida alle disposizioni finanziarie del VI PQ  

Le linee guida finanziarie offrono:

LINEE GUIDA FINANZIARIE VERSIONE AGGIORNATA - FEBBRAIO 2005

Financial guidelines for indirect actions of the Sixth Framework Programmes